Algunas personas se sienten reticentes a adquirir una rutina, para evitar sentirse como "robots" o sentirse presos de algo. Yo solía ser una de esas personas, pero la verdad es que desde que aprendí a organizarme me siento mucho más libre. Sé que esperar, mi familia sabe qué esperar, y cuando quiero cambiar algo, por un imprevisto agradable o no (desde ir al médico, pasando por un arreglo de la casa, una fiesta, una salida, una invitación sorpresa) cuando mi rutina de ese día se "desvía" a mi no me importa, porque al día siguiente todo sigue como si nada hubiera pasado.
Aclaraciones: Esta es mí rutina (no incluye la de mi marido, porque es muy compatible con la mía y no me altera nada) soy una persona tranquila, poco salidora, trabajo de 7:30am a 3:45pm, de lunes a viernes, tengo un hijo en edad escolar, un departamento chico y soy minimalista !!!
***(Los sábados que me despierto con ganas, me voy a la mañana a estudiar de manera autodidacta Alemán, a un café...)
Por supuesto que no todos tenemos el mismo tamaño de
oficina, recursos, o posibilidades,pero
quisiera dejarles una serie de tips para ir logrando una oficina minimalista y
que ayude a simplificar las tareas del día a día y aumentar tu enfoque y
productividad.
Para qué aumentar tu productividad?
-Hacer las cosas en tiempo y forma ayuda a que
tengas menos interrupciones de tus compañeros o superiores, ya que ver que
tienes las cosas bajo control hace que confíen más en ti y no anden “persiguiéndote”.
-Saber que tienes las cosas bajo control reduce
tus niveles de stress.Puedes pensar más
seguido “tengo todo lo que depende de mi bajo control”.
-No tener que llevar trabajo a tu casa.
-No tener que revisar emails fuera del horario de
trabajo.
-Si sucede algo inesperado, tendrás tiempo y
espacio para solucionarlo con mejor tranquilidad.
-Si te retrasas en algo tienes tiempo y espacio
para volver al curso de las cosas.
-Tener una rutina predecible.
Empecemos por lo material:
CAJONES
Vaciar los cajones.
Reciclar, tirar a la basura lo que ya no sirva.
Si se trata de notas: comenzar a digitalizar, evitar papeles
sueltos, si no puedes abandonar el papel, usa una carpeta, sobre, cajita donde
guardarlos hasta que ya no sirven.Revisarla
periódicamente para eliminar papeles viejos.
Reducir la cantidad de post-its de colores que usas, tener
pocos a mano, el resto en la despensa general de artículos de librería de la
empresa o en un lugar donde puedas guardarte reservas. Pero no todos a mano….
Lo mismo con biromes de color, resaltadores; trata de tener
menos, minimizar, solo los que usas siempre.
Lo mismo con ganchos, ganchitos, clips etc.
Si reconoces que algo no lo usas nunca ya no lo tengas.
Intenta reducir todo a la mitad.
ENTRADA Y SALIDA DE
PAPELES
Los papeles que lleguen a tu escritorio trata de tenelos en
un lugar todos juntos. Es tu pila de ENTRADA.
Una vez que sabes de qué se trata, sepáralo en pilas,
carpetas o secciones según los vayas a procesar o utilizar, en orden de
prioridad. Esa es tu pila o carpeta de PENDIENTES
(Tendrás “pendientes compras”, “pendientes llamados”, “pendientes redacción”
“pendientes reclamos” etc)
A medida que vas terminando cada asunto las apilas en una pila de SALIDA. De la cual luego una vez al día o a la semana (dependiendo
de tu trabajo), vas a sacar los papeles de tu escritorio:
-Algunos los archivarás en tus carpetas,
-Otros en las carpetas de compañeros,
-Otros irán a otros departamentos,
-Algunos a la basura,
-Otros al archivo general,
-Etc.
Pero siempre, lo que ya está terminado, o tiene que seguir
por otro proceso, dentro de varios días o hay que esperar que suceda algo, debe
salir del escritorio, y esperar archivado.
ARCHIVO
Si puedes dividir en varios estantes tu archivo, o en
secciones, intenta separar las carpetas que usas a diario, de las que usas una
vez al mes, de las que son archivo definitivo.
OTROS CONSEJOS:
-Intenta antes del horario de irte, tomar 5
minutos para dejar tu escritorio ordenado (Sales a las 5?, a las 4:55 comienzas
a acomodar). Nunca lo dejes hecho un caos, así el día siguiente siempre lo comienzas
organizado.
-Utiliza pocos adornos, deja solo 1 o dos.
-Evita los estampados, y el color excesivo (los
colores claros te ayudan a trabajar más calmado)
En futuros posts voy a tratar de registrar ideas para organizar
la agenda, archivos de seguimiento, la casilla de email….
Me encantaría recibir consultas y poder responderla! Espero
sus comentarios y preguntas.
Si hay algo que aprendí con el minimalismo es a ACUMULAR aprendizajes.
No me refiero al conocimiento (en ciencias, artes, saberes,
etc.), sino a las cosas que vamos aprendiendo.
En este tiempo aprendí a no forzarme a hacer actividades que
no me hacen feliz, a no ver a personas que no me hacen feliz, o que me abruman,
angustian o traen malos recuerdos solo porque no sé decir no, aprendí a decir
no, aprendí a generar confianza con la imagen, aprendí a no complicar las
cosas, a simplificar, a comunicar asertivamente, a economizar palabras,
tiempos, cansancio…. Y podría seguir.
Cada vez que simplifico algo es porque aprendí a evitar los
errores que estaba cometiendo en ese algo.
Cada simplificación se convierte en un nuevo hábito, que
reemplaza a otro u otros a lo que les digo adiós con mucho cariño aprendiendo
de sus falencias, de mis falencias.
Un ejemplo de cómo los aprendizajes se van acumulando y
mejorando la vida de uno, a medida que simplificamos:
En la oficina un día aprendí a tener el escritorio libre,
acomodado. Por medio de un sistema de entrada, uso y salida de papeles.
Otro día aprendí a aplicar ese sistema en el escritorio
virtual de la computadora. Simplificando y organizando.
Ese sistema de organización se terminó “contagiando” a mi
agenda. Ahora está completamente bajo control.
Ese control completo se nota en toda mi oficina. Un día mis
compañeros me dijeron que admiraban mi orden, entonces entendí el poder de esa
imagen que yo estaba dando.
Con la comprensión de ese poder lo empecé a usar a mi favor,
para hacer notar que las cosas las tengo bajo control, están al día, completas,
sin cabos sueltos.
Cuando logré esa imagen conseguí menos intrusiones en mi
oficina.
Con menos intrusiones en la oficina me hice aún más productiva,
tanto que hasta manejo momentos propios de ocio. Mis compañeros lo ven, confían
en mí y ven mis resultados, usualmente me preguntan cómo hacer para que una
planilla, carpeta, presentación se vea más ordenada y asertiva.
Logré “contagiar” conocimiento a mi equipo de trabajo. Es un
conocimiento que ellos cultivan inconsciente o conscientemente y que hace que
todo el equipo aprenda.
Y yo aprendo sobre como comunicar a un equipo.
Y sigo edificando…
Cada día, semana, mes, hay algo para aprender, algo para
simplificar y mejorar, algo para dejar atrás y abrirle paso a algo mejor, algo
de lo que desapegarse, aprender, acumular aprendizaje, aprender, acumular….
