Por supuesto que no todos tenemos el mismo tamaño de oficina, recursos, o posibilidades, pero quisiera dejarles una serie de tips para ir logrando una oficina minimalista y que ayude a simplificar las tareas del día a día y aumentar tu enfoque y productividad.
Para qué aumentar tu productividad?
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Hacer las cosas en tiempo y forma ayuda a que
tengas menos interrupciones de tus compañeros o superiores, ya que ver que
tienes las cosas bajo control hace que confíen más en ti y no anden “persiguiéndote”.
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Saber que tienes las cosas bajo control reduce
tus niveles de stress. Puedes pensar más
seguido “tengo todo lo que depende de mi bajo control”.
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No tener que llevar trabajo a tu casa.
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No tener que revisar emails fuera del horario de
trabajo.
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Si sucede algo inesperado, tendrás tiempo y
espacio para solucionarlo con mejor tranquilidad.
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Si te retrasas en algo tienes tiempo y espacio
para volver al curso de las cosas.
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Tener una rutina predecible.
Empecemos por lo material:
CAJONES
Vaciar los cajones.
Reciclar, tirar a la basura lo que ya no sirva.
Si se trata de notas: comenzar a digitalizar, evitar papeles
sueltos, si no puedes abandonar el papel, usa una carpeta, sobre, cajita donde
guardarlos hasta que ya no sirven. Revisarla
periódicamente para eliminar papeles viejos.
Reducir la cantidad de post-its de colores que usas, tener
pocos a mano, el resto en la despensa general de artículos de librería de la
empresa o en un lugar donde puedas guardarte reservas. Pero no todos a mano….
Lo mismo con biromes de color, resaltadores; trata de tener
menos, minimizar, solo los que usas siempre.
Lo mismo con ganchos, ganchitos, clips etc.
Si reconoces que algo no lo usas nunca ya no lo tengas.
Intenta reducir todo a la mitad.
ENTRADA Y SALIDA DE
PAPELES
Los papeles que lleguen a tu escritorio trata de tenelos en
un lugar todos juntos. Es tu pila de ENTRADA.
Una vez que sabes de qué se trata, sepáralo en pilas,
carpetas o secciones según los vayas a procesar o utilizar, en orden de
prioridad. Esa es tu pila o carpeta de PENDIENTES
(Tendrás “pendientes compras”, “pendientes llamados”, “pendientes redacción”
“pendientes reclamos” etc)
A medida que vas terminando cada asunto las apilas en una pila de SALIDA. De la cual luego una vez al día o a la semana (dependiendo
de tu trabajo), vas a sacar los papeles de tu escritorio:
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Algunos los archivarás en tus carpetas,
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Otros en las carpetas de compañeros,
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Otros irán a otros departamentos,
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Algunos a la basura,
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Otros al archivo general,
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Etc.
Pero siempre, lo que ya está terminado, o tiene que seguir
por otro proceso, dentro de varios días o hay que esperar que suceda algo, debe
salir del escritorio, y esperar archivado.
ARCHIVO
Si puedes dividir en varios estantes tu archivo, o en
secciones, intenta separar las carpetas que usas a diario, de las que usas una
vez al mes, de las que son archivo definitivo.
OTROS CONSEJOS:
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Intenta antes del horario de irte, tomar 5
minutos para dejar tu escritorio ordenado (Sales a las 5?, a las 4:55 comienzas
a acomodar). Nunca lo dejes hecho un caos, así el día siguiente siempre lo comienzas
organizado.
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Utiliza pocos adornos, deja solo 1 o dos.
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Evita los estampados, y el color excesivo (los
colores claros te ayudan a trabajar más calmado)
En futuros posts voy a tratar de registrar ideas para organizar
la agenda, archivos de seguimiento, la casilla de email….
Me encantaría recibir consultas y poder responderla! Espero
sus comentarios y preguntas.
Les dejo un video donde les muestro mi oficina.
