E-mails más cortos

No puedo prometer que escribir emails más cortos lleve menos tiempo. Pero si que mejora 100% la efectividad del mensaje, reduce el tiempo de respuesta del interlocutor y la resolución de problemas.

Cuando enviamos mensajes más cortos mejoramos nuestra imagen, nuestros resultados y la relación con los demás, yo lo comprobé especialmente en el aspecto laboral, que es donde más escribo mails, ya sea en mi empleo, como en mis emprendimientos personales.

Muchas veces creemos que enviar emails cortos es de mala educación o frío, pero no es así. Les puedo asegurar que un “Buen día, muchas gracias port tu consulta, sí claro que lo recibí” o un “Buenas tardes, Disculpá, pero por el momento no, te escribo el mes que viene” es mucho más útil para uno como remitente como para el que recibe el mail que un Sí acompañado de decenas de líneas explicando por qué sí o excusas de por qué no.

Yo me manejo con emails cortos aunque el problema sea grande o complejo. Si tengo que pedir ayuda con algo que creo que va a llevar días, en lo posible divido el problema en sectores o pequeños problemas, a medida que me lo van solucionando avanzo con lo que voy solicitando.

Evito las excusas, sino que trato de dar nuevos plazos para las cosas que no pude cumplir.

Nunca mando un email de más de 5 párrafos. En lo posible 4 (1.Saludo / 2.Poner en tema, nombrar referencia y pedir directamente lo que necesitamos, o lo que necesitamos que respondan/ 3. Opcional, no siempre necesario: pedido especial, o alún otro detalle o requerimiento, o alguna consecuencia o necesidad, o comentario adicional importante. 4. Agradecimiento, fecha de necesidad o refuerzo del pedido. 5. Saludo.

A su vez cada párrafo tiene que ser de 1 solo renglón, el único que puede llegar a ser más largo es el Segundo renglón, ya que a veces lleva detalle, pedidos, reprimendas, etc…

Lo más importante (el pedido, el reclamo, el agradecimiento, el anuncio, va primero apenas después del saludo).

Cuanto más “importante” es la persona, cuánto más alto en la escala jerárquica está, más cortos escribo los mails: para que se tome el tiempo de darme importancia y no se aburra.

Pero cuanto más operativo sea el puesto de la otra persona también: necesitamos que solucione nuestros problemas o pedidos, sin confundirlo, especialmente si es posible que cometamos algún error con el idioma, por ejemplo.

Si un email me queda muy largo, lo releo y busco eliminar: las palabras repetidas, la referencias repetidas, las excusas, las explicaciones obvias y todo lo que haya puesto entre comas que se pueda eliminar manteniendo el significado de lo requerido.

El resultado es un mail pensado, asertivo, directo al grano y fácil de leer para el destinatario, claro y preciso que nos asegura emitir bien el mensaje y obtener la respuesta y acciones que necesitamos.